In technische projectomgevingen wordt veel bepaald in overleg. Toch gaat het daar vaak mis. Onderwerpen lopen door elkaar, de verkeerde mensen zitten aan tafel, discussies blijven hangen en na afloop is onduidelijk wat er precies is besloten. De hand-out maakt heel scherp dat een vergadering pas zinvol is als het doel vooraf duidelijk is en dat verschillende vergaderdoelen ook om een andere aanpak vragen, van informeren en voortgang bespreken tot probleemoplossing en besluitvorming.

In deze training leer je hoe je vergaderingen opzet als een proces met een duidelijke bedoeling en uitkomst. Je kijkt eerst of een vergadering überhaupt nodig is, bepaalt vervolgens doel, vorm, deelnemers en voorbereiding, en leert daarna hoe je tijdens het overleg structuur houdt in tijd, gedrag, discussie en besluitvorming. Ook de afronding krijgt nadrukkelijk aandacht, met notulen en actiepunten die concreet, SMART en uitvoerbaar zijn.

De training is nadrukkelijk praktisch. In het draaiboek vormen vergaderergernissen, persoonlijke leerdoelen, korte oefeningen, interactieve werkvormen en meerdere rollenspellen de ruggengraat van de dag. Deelnemers oefenen niet alleen in een klassiek projectoverleg, maar ook in een online spoedvergadering via Teams, waarin zij onder tijdsdruk keuzes moeten maken over wat, hoe, waar en met wie besproken moet worden.

De training richt zich op het voorbereiden, structureren en sturen van vergaderingen. Je leert eerst onderscheid maken tussen verschillende typen overleggen, zoals informeren, voortgang bespreken, oplossingen bedenken en besluitvorming. Vanuit dat doel leer je bepalen of vergaderen de juiste keuze is, welke vorm past, wie erbij moeten zijn en wat deelnemers vooraf moeten voorbereiden.

Daarna ligt de nadruk op de uitvoering. Je leert hoe je een agenda opbouwt, hoe je onderwerpen logisch ordent en hoe je voorkomt dat overleg van de hak op de tak gaat. Ook komen vergaderrollen aan bod, zoals voorzitter, discussieleider, notulist en deelnemer, inclusief de verantwoordelijkheden die daarbij horen. Daarnaast wordt gewerkt aan vergadergedrag: respectvol onderbreken, de leiding nemen wanneer het gesprek afdrijft en discussiëren op inhoud in plaats van op persoon.

Besluitvorming vormt een apart onderdeel binnen de training. De PowerPoint en trainershandleiding laten zien dat deelnemers kennismaken met meerdere vormen van besluiten nemen, waaronder klassiek, meerderheid, consensus, veto en consent. Daarbij leer je hoe je een besluit scherp formuleert, hoe je bezwaren op tafel krijgt en hoe je voorkomt dat een overleg eindigt zonder echte keuze.

De training is sterk praktijkgericht. In de oefeningen en rollenspellen passen deelnemers de theorie direct toe in realistische technische situaties. Zij bereiden overleg voor, verdelen rollen, leiden een Teams-spoedvergadering of projectoverleg, krijgen feedback op hun keuzes en sturen vervolgens bij. Daardoor blijft het niet bij theorie, maar wordt direct zichtbaar wat werkt en wat niet.

Deze training is bedoeld voor technici en technische professionals die regelmatig deelnemen aan of leidinggeven aan overleggen en merken dat die efficiënter, scherper en resultaatgerichter kunnen. Denk aan engineers, projectleiders, werkvoorbereiders, technisch specialisten en andere professionals die samenwerken in projecten met meerdere disciplines, afhankelijkheden en tijdsdruk.

De training sluit vooral goed aan op mensen die niet alleen informatie willen uitwisselen, maar ook voortgang willen bewaken, problemen willen oplossen en tot werkbare besluiten willen komen. Dat blijkt ook uit de gebruikte cases, waarin planning, taakverdeling, risico’s, leveringsproblemen, integratievraagstukken en onderlinge afstemming centraal staan.

Dosign Academy biedt diverse trainingen op het gebied van persoonlijke effecitviteit voor de technische doelgroep. Naast de trainingen op inschrijving verzorgen wij ook incompany (maatwerk)trajecten.